إدارة الاجتماعات

المناهج الدراسية

10h

التخطيط والإعداد (I) 

يتضمن التخطيط والتحضير للاجتماعات وضع أهداف واضحة وإعداد جداول الأعمال وجدولة المشاركين وتنظيم المواد. يضمن التحضير الفعال إجراء مناقشات مثمرة واتخاذ القرارات في الوقت المناسب والاستخدام الفعال لوقت الجميع.  

التخطيط والإعداد (II) 

يشمل التخطيط والتحضير للاجتماعات أيضاً تأكيد الخدمات اللوجستية وإعداد التكنولوجيا وتوزيع مواد ما قبل الاجتماع. وهذا يضمن سلاسة العملية، ويقلل من الاضطرابات، ويمكّن جميع المشاركين من المساهمة بفعالية.

إعداد مساحة الاجتماع 

يتضمن إعداد مكان الاجتماع ترتيب المقاعد، والتأكد من أن المعدات التقنية تعمل، وتوفير المواد اللازمة. فالمساحة المجهزة جيداً تسهل التواصل السلس وتعزز بيئة مثمرة وتدعم نتائج الاجتماعات الفعالة.

الخيارات الإلكترونية 

تشمل الخيارات الإلكترونية للاجتماعات أدوات عقد مؤتمرات الفيديو ومنصات التعاون الافتراضية واللوحات البيضاء الرقمية. تتيح هذه التقنيات المشاركة عن بُعد وتبسيط التواصل ودعم التعاون في الوقت الفعلي، مما يعزز المرونة وإمكانية الوصول لجميع المشاركين.

أدوار ومسؤوليات الاجتماع 

تتضمن أدوار ومسؤوليات الاجتماع تحديد من سيتولى القيادة وتدوين الملاحظات وإدارة الوقت والتعامل مع المتابعة. يضمن التحديد الواضح لهذه الأدوار سلاسة العمل وإدارة المناقشات بفعالية والمساءلة عن بنود العمل.

رئاسة اجتماع (I) 

تتضمن رئاسة الاجتماع وضع جدول الأعمال وتوجيه المناقشات وإدارة الوقت وضمان مساهمة جميع المشاركين. تعمل الرئاسة الفعالة على تعزيز الاجتماعات المركزة والمثمرة وتساعد على تحقيق الأهداف ومعالجة القضايا بكفاءة.

رئاسة اجتماع (II) 

تتطلب رئاسة الاجتماع أيضًا إدارة النزاعات وتلخيص النقاط الرئيسية وتعيين مهام المتابعة. ويتضمن تعزيز بيئة تعاونية، وإبقاء المناقشات على المسار الصحيح، وضمان إبلاغ القرارات وتسجيلها بوضوح.

التعامل مع الاضطرابات 

يتضمن التعامل مع الاضطرابات في الاجتماعات التعامل بهدوء مع المقاطعات وإعادة تركيز المناقشات والحفاظ على السيطرة. تتضمن الاستراتيجيات الفعالة وضع قواعد أساسية وإدارة الوقت وإعادة توجيه المحادثات للحفاظ على الإنتاجية والسير في المسار الصحيح.

تدوين المحاضر 

يتضمن تدوين المحاضر تسجيل النقاط الرئيسية والقرارات وبنود العمل خلال الاجتماع. توفر المحاضر الدقيقة والواضحة سجلاً مفصلاً للمناقشات، وتضمن المساءلة، وتساعد على تتبع التقدم المحرز في مهام المتابعة.

الاستفادة القصوى من اجتماعك 

يتضمن تحقيق الاستفادة القصوى من اجتماعك تحديد أهداف واضحة والتحضير الجيد وإشراك المشاركين وإدارة الوقت بفعالية وتلخيص النتائج الرئيسية. يضمن هذا النهج إجراء مناقشات مثمرة ونتائج قابلة للتنفيذ.

اختبار ما بعد 

اختبار ما بعد