المساعدون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون

المناهج الدراسية

8h

العمل مع مديرك 

ينطوي العمل مع مديرك بفعالية على التواصل الواضح وفهم الأولويات وتقديم التحديثات في الوقت المناسب. ويتطلب دعمًا استباقيًا ومواءمة الأهداف ومعالجة الملاحظات بشكل بنّاء لتعزيز الإنتاجية وتحقيق الأهداف المشتركة.  

المهارات الإدارية الناعمة 

المهارات الإدارية الناعمة، مثل التواصل، وحل المشكلات، وإدارة الوقت، ضرورية لفعالية العمليات المكتبية. فهي تعزز التفاعل مع الزملاء، وتبسّط المهام، وتحسّن الكفاءة والإنتاجية بشكل عام.

الإدارة الفعالة للوقت 

تتضمن الإدارة الفعالة للوقت تحديد أولويات المهام، ووضع أهداف واضحة، واستخدام أدوات لتخطيط وتتبع التقدم المحرز. فهي تعزز الإنتاجية، وتقلل من التوتر، وتضمن الوفاء بالمواعيد النهائية بكفاءة واتساق.

إدارة الاجتماعات 

تتضمن إدارة الاجتماعات تخطيط الاجتماعات وتنظيمها وتيسيرها لضمان أن تكون مثمرة ومركزة. ويشمل ذلك وضع جداول الأعمال وإدارة الوقت وتوجيه المناقشات ومتابعة بنود العمل لتحقيق الأهداف.

أدوات المهنة (I) 

تشمل أدوات العمل للمساعدين التنفيذيين والشخصيين برامج الجدولة، وتطبيقات إدارة المهام، ومنصات التواصل، وأدوات التعاون في المستندات. تعمل هذه الأدوات على تبسيط سير العمل، وتعزيز الإنتاجية، وضمان تنفيذ المهام بكفاءة.

أدوات المهنة (II) 

تشمل أدوات عمل المساعدين التنفيذيين والشخصيين أيضًا تطبيقات تدوين الملاحظات، وأنظمة إدارة جهات الاتصال، وبرامج إدارة المشاريع، وأنظمة التذكير الآلية. تساعد هذه الأدوات في التنظيم، وتتبع المعلومات بكفاءة، وتنسيق المهام.

أن تكون بواباً فعالاً 

أن تكون حارس بوابة فعّال ينطوي على إدارة الوصول، وتحديد أولويات الطلبات، وتصفية الاتصالات. ويتطلب ذلك مهارات تنظيمية قوية، وحسن التقدير، والقدرة على الموازنة بين الطلبات المتضاربة، وضمان سلاسة العمليات وحماية وقت المدير التنفيذي.

المهارات التنظيمية 

المهارات التنظيمية ضرورية للمساعدين التنفيذيين والشخصيين. وهي تشمل إدارة الجداول الزمنية، وترتيب أولويات المهام، والاحتفاظ بسجلات دقيقة، وتنسيق الموارد بفعالية، وكلها تضمن سلاسة العمليات وزيادة الإنتاجية.

إرشادات السرية 

إرشادات السرية ضرورية لحماية المعلومات الحساسة. فهي تتضمن تأمين البيانات، وقصر الوصول إلى البيانات على الأفراد المصرح لهم، والتعامل مع المعلومات بسرية. يضمن الالتزام بهذه الإرشادات الثقة والامتثال والنزاهة المهنية.

المهام الخاصة 

قد تشمل المهام الخاصة للمساعدين التنفيذيين والشخصيين التخطيط للفعاليات، والتعامل مع المشاريع المعقدة، وإدارة المعلومات السرية، وتنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى. وتتطلب هذه المهام الاهتمام بالتفاصيل وحسن التقدير والقدرة على التكيف.

اختبار ما بعد 

اختبار ما بعد